毕业生档案邮寄注意事项及常见问题解答

亲爱的毕业生：

你们好！首先祝贺你们完成大学或研究生阶段的学业，走向工作岗位，开始新的生活！

离校前，作为记录人生经历的重要证明材料—个人人事档案也应一同转走，对于在不同行业、不同单位就业的毕业生，档案邮寄地址都应该怎样填写、有哪些注意事项呢？如何保证个人档案及时、准确、安全的邮寄到接收地呢？我们针对同学们的疑惑，汇总成以下材料，请毕业生认真阅读。

一、档案邮寄地址的分类

档案邮寄地址一般分为以下六类：

1、国营企业、国营股份制改造企业、国营股份制上市公司。一般设有独立的人事部门，可接收管理档案，也有因体制缘故，由上一级单位人事部门接收。

2、党政机关国家公务员系列。档案由所属县及县以上组织人事部门接收。

3、解放军、武警部队。由部队团以上组织部门接收。

4、文教卫（公立中小学除外）、设计科研等事业单位及原事业单位改制的股份制集团公司。一般由这些单位的人事部门接收，随着事业单位机构改革，也有指定人事代理机构接收的。

5、民营私企。原则上不管理档案，但其中比较大的或著名的上市公司可以接收档案，由他们再转交到相应的人事代理机构；绝大部分小的私企没有管理接收档案的职能，到那里工作的毕业生档案一般要委托当地人事代理机构（人才市场）管理。

6、中外合资、外商独资。中外合资有中方出资方人事部门接收的，也有委托当地人事代理机构（人才市场）管理接收的；外商独资多为委托当地人事代理机构（人才市场）管理接收。

二、档案邮寄地址的写法

1、规范写法

（1）有接收档案权限的党政军等国家机关单位、企业、公司，如国有大型企业、国有大型公司，邮寄地址参考规范： **省**市（县）**区**路**号**单位（全称）人事处或人力资源部

（2）无接收档案权限的企业、公司，如外企、合资公司、私营公司、一般公司，乡镇一级单位、企业、工厂、公司等单位，邮寄地址参考规范： **省**市（县）**区**路**号**人才交流服务中心

（3）考上研究生的毕业生档案邮寄地址参考规范： **省**市**路**号**大学**学院党委（或研招办）

以上为毕业生档案转寄地址的常规写法，为了保证档案的安全、转寄的准确，建议毕业生一定提前与用人单位沟通，明确正确的转寄地址。

2、几种错误的写法

（1）不能用邮政信箱或街道门牌号码代替收取档案单位名称，如： ** 省 ** 市 ** 路 56 号信箱（没有具体单位）人事处收， ** 省 ** 市 ** 街 38 号（没有具体单位）人事处收

（2）收件单位不清、书写格式混乱，如：广东省 广州市梧城市 人才中心

（3）单位不能写简称 如:“邯郸钢铁”不能写成“邯钢”

三、常见问题解答

1、问：毕业生档案是否能自己拿回家保管？

答：不能自己拿回家保管。高校毕业生档案属于干部人事档案，应由有关人事档案管理部门或人事代理机构管理（视工作单位性质）。定级、职称评定、行业资格认证等都需要档案及档案管理机构办理；档案转递的过程是严格、严肃的，档案需密封、盖专用印章，由档案管理人员启封，他人不能随便开封查看。

2、问：由于各种原因，我没有考上研究生也没有具体的就业单位，我的档案会发往哪里？

答：根据《浙江省物价局 浙江省人力资源和社会保障厅关于规范人事档案保管收费等有关问题的通知》有关规定（其他省市也有相关规定），自2016年1月1日起，浙江省内政府设立的就业服务机构不再收取企业或个人档案保管服务费。建议未就业的学生主动与拟挂靠的人才中心取得联系，签订协议，依据协议书明确档案转寄地址，将档案挂靠在人才中心，为自己的将来办理户口、转正定级、计算工龄、认证身份、缴纳社会保险（养老、医疗、失业、住房公积金等）、专业技术职称申报与评审、研究生报考、婚育证明等提供方便。

3、问：为什么还要毕业生本人提供和确认档案邮寄地址？

答：为了避免档案邮寄地址错误或单位邮寄地址发生变更没有及时更新，造成档案错发。所以在寄发毕业生档案前，原则上需要同学反馈确认本人的档案邮寄信息；未反馈档案邮寄信息的同学，暂缓寄发档案。

4、问:毕业生的档案通过什么途径发出？

答：一般三种方式。（1）机要邮寄：机要通信局是邮政局辖属的处理特殊文件的部门，通过机要邮寄是最安全的邮寄方式；（2）学校直接送：杭州市人才交流中心等部门接收我校毕业生档案数量较多，类似这样的档案接收单位学校直接上门转交；（3）通过邮局EMS方式寄送：自2015年7月起，绝大多数毕业生的档案通过此种方式发出。

5、问:我校毕业生档案的邮寄时间？单位何时能够收到？

答：根据毕业生的毕业时间、签约进展等，学院每月20日左右会寄发档案一次（寒暑假除外），请至少提前一周与学院联系反馈档案邮寄信息。一般情况下，档案寄出一至两周内单位即可收到，建议同学在两个月内与档案单位联系确认接收情况。

6、问：怎样得知自己的档案已经转递？转递时间？发往何地、何单位？

答：毕业生档案邮寄完毕后，学院将定期公布毕业生档案的去向、何时发出、EMS号等资料。如果咨询档案邮寄的详细情况，可在工作时间直接询问负责档案管理的老师。

最后，祝愿所有的毕业生在未来的生活中一帆风顺！前程似锦！

建筑工程学院学生工作办公室

 2017年10月1日